De meeste bestuurders doen hun bestuurswerk naast een ‘gewone’ baan. Veel avonduren gaan op aan stukken voorbereiden, vergaderen en praktische regeldingen. Het is dus prettig als een aantal zaken overgenomen wordt door een professionele ondersteunende dienst. Bij de Vereniging van Eigenaren waar ik voorzitter van ben maken wij gebruik van een ondersteunend bureau. Vanwege de grootte van de vereniging met meer dan 150 eigenaren is het geen overbodige luxe dat iemand anders de kleine onderhoudsklachten in behandeling neemt, de notulen uitwerkt en de postzegels plakt. Natuurlijk kost een dergelijke service ook wat, maar dan heb je ook wat. Hoop je. Het afgelopen jaar heb ik namelijk behoorlijk wat tijd besteed aan het aansturen en bijsturen van de ondersteunende dienst.

Begin vorig jaar pensioneerde onze ´accountmanager´, de man die 15 jaar onze vereniging ondersteunde. Hij was een wandelend archief en over ieder onderwerp wist hij het te vertellen hoe de huidige situatie tot stand was gekomen. Sinds het vertrek van de beste man ontvang ik berichten over aflatende service van de ondersteunende dienst. Eigenaren die niet worden teruggebeld, reparaties die te lang onopgelost blijven. Na een telefoongesprek met de nieuwe accountmanager wordt duidelijk dat hij nog moet thuis raken in het dossier van onze vereniging. Ik geef hem het voordeel van de twijfel en hij belooft beterschap. Een aantal weken blijven berichten van eigenaren uit. Dan komen de klachten weer binnen. Beduidend minder mild maak ik een afspraak met de accountmanager.

Samen met een collega bestuurslid gaan we op gesprek. De accountmanager, de technische jongen en één van de directeuren schuiven aan. We bespreken de klachten en de drie heren spelen elkaar een paar zwarte pieten toe. We nemen de overeenkomst door en met hernieuwde afspraken vertrekken we anderhalf uur later. Alle bestuursleden van de vereniging doen deze functie ‘erbij’ en afscheid nemen van de ondersteunende dienst en het inwerken van een nieuwe kost ook de nodige tijd. Daar hebben we geen van allen zin in. We hebben er dus alle belang bij dat de ondersteunende dienst zijn werk weer goed gaat doen.

Met goede moed maar alert gaan we verder. De jaarvergadering komt eraan en de jaarstukken moet worden opgesteld. Ik bel met de accountmanager om een vergaderdatum vast te stellen. Ik bel om de stukken te ontvangen. Ik bel een tweede keer om de stukken te ontvangen. Ik bel omdat de begroting niet klopt. Ik bel omdat in de nieuwe versie van de begroting nog steeds een rekenfout zit. Ik bel om te vragen wanneer de stukken worden verzonden naar de eigenaren. Ik bel omdat de stukken niet in de afgesproken week op de mat liggen. Ik bel om te verifiëren dat de onderhoudsjongen bij de vergadering aanwezig is. Ik bel om te horen of ze een vervanger hebben kunnen regelen omdat de onderhoudsjongen al een andere verplichting had.