Vroeger waren boekhoudproblemen vooral iets waarover ik las in de krant. Problemen die werden veroorzaakt door fraude en zwendel binnen een bedrijf. Geld dat verdween in de binnenzak van een foute medewerker of een trukendoos om de opbrengt zo laag mogelijk te houden. Sinds kort weet ik dat ook onbedoeld gaten in de boekhouding kunnen vallen. Door goedbedoelende medewerkers van een vereniging of stichting onder toeziend oog van redelijk bekwame bestuurders.

Zo kan er bij een stichting een btw vraag aan de orde zijn. Is de organisatie btw-plichtig? Dat wil zeggen: dient de stichting btw terug te betalen? Onder bepaalde omstandigheden vindt de belastinginspecteur dat goed, maar dit dient zorgvuldig uitgezocht te worden. Bij een organisatie waarbij ik betrokken ben, is na twee jaar discussies met accountants en de belastinginspecteur besloten dat er toch –met terugwerkende kracht!- btw betaald diende te worden. Geen vrolijke boodschap voor een organisatie zonder grote reserves. Daarnaast was de boekhouding niet ingericht op het verrekenen van btw, wat kosten van omzetting met zich meebracht.

Zeker in kleinere organisaties staat de boekhouding in een simpel boekhoudsysteem en soms zelfs excel. Op zich geen probleem als het om beperkte financiële middelen gaat en er slechts enkele boekhoudposten zijn. Toch kan een onduidelijke factuur, een uitgestelde betaling of een eenmalige bron van inkomsten voor boekhoudkundige uitzonderingen zorgen. Op het moment dat zich dat aandient is de boekhoudkeuze duidelijk, maar driekwart jaar later is het vaak een gepuzzel om te achterhalen waarom dat bedrag van 9.654,50 bij de post parkeerkosten staat.

Het loont de moeite om een gedegen boekhoudsysteem aan te schaffen waarin met een druk op de printknop leesbare financiële overzichten uitdraait kunnen worden. Ik heb eens een medewerker van een stichting nachtwerk bezorgd toen ik vroeg om halfjaarcijfers, om vervolgens een boekwerk te ontvangen waar weinig overzicht meer in te krijgen was.

Maar het grootste risico van een (te) simpele boekhouding heb ik recent aan de hand gehad. Een stichting waarvan inkomsten en uitgaven worden bijgehouden in excel. Niet ideaal. Gelukkig worden de inkomsten en uitgaven ook bijgehouden in het bankboek. Prima geregeld. Alleen bij de jaarafsluiting ging het mis. Voor het opstellen van het jaaroverzicht worden ook facturen uit het volgende kalenderjaar -maar behorend bij werkzaamheden in het voorafgaande jaar- nog meegerekend. Het bankboek legt echter de knip bij 1 januari. Dit betekent dat handmatig wordt bekeken welke bedragen meetellen in het vorige jaar. Bij deze handmatige omzetting werden onbedoelde fouten gemaakt, waardoor bedragen rondom de jaarwisseling ‘verloren’ gingen. Dit kwam pas aan het licht bij de accountant. ‘Geld zoek’ luidt het dan, het doembeeld van een bestuurslid. De accountant had vele uren nodig weer een sluitende boekhouding op te stellen.

Als bestuurslid ben je misschien niet degene die zich in detail met de boekhouding bemoeit, maar als eindverantwoordelijke is het zeker aan te bevelen te investeren in een gedegen boekhoudsysteem waardoor het maken van vergissingen tot een minimum wordt beperkt.