De jaarvergadering van de Vereniging Van Eigenaren vindt morgen plaats. Gelukkig maakt de VVE gebruik van een ondersteunende dienst dat veel voor de vereniging uit handen neemt. Onder andere handelen zij onderhoudsproblemen af. Omdat de VVE bestaat uit meer dan 100 na-oorlogse appartementen geen overbodige luxe. De jongen van de technische dienst is kind aan huis bij ons in de straat.
Het regulier onderhoud is opgenomen in de jaarlijkse begroting en wordt gefinancierd uit de maandelijkse bijdrage van eigenaren. Het afgelopen jaar hadden, mede door de verregende zomer van 2007, steeds meer appartementen last van lekkages. Onderzoek wees erop dat de voorzijde van het complex hoognodig toe is aan een intensieve behandeling. Een onderhoudsbeurt met aanzienlijke kosten en de nodige overlast voor bewoners. Kosten die waarschijnlijk niet vergoed kunnen worden uit de maandelijkse bijdrage, maar noodzaken tot een eenmalige extra bijdrage.
Enkele jaren geleden was dit bij vervanging van de kozijnen het geval en dat zorgde toen voor ophef met hoogoplopende emoties. Ik zat destijds als eigenaar met rode koontjes in de zaal bij de jaarvergadering. Na een verhitte discussie en verschillende stemrondes is toen op de valreep aan het einde van een lange avond een akkoord bereikt voor een eenmalige extra bijdrage. Het bestuur had het zwaar die avond.
De toenmalige voorzitter is verhuisd en nu, enkele jaren later, heb ik de twijfelachtige eer om de jaarvergadering voor te zitten. Ik heb dus een pittige vergadering in het vooruitzicht waar we als bestuur goed beslagen ten ijs moeten komen.
Een extra bijdrage voor groot onderhoud moet allereerst goed onderbouwd zijn. We hebben daarom onderzoek laten uitvoeren naar de lekkages en de mogelijkheden om het te verhelpen. We hebben een aannemer achter de broek aangezeten om een offerte uit te brengen voor de werkzaamheden. We hebben een second opinion gevraagd aan een bouwkundig bureau.
Een duidelijk verhaal over de noodzaak van groot onderhoud vermindert nog niet de pijn in de portemonnee. Daarom hebben we de ondersteunende dienst een meerjaren begroting laten opstellen waaruit blijkt welk ander onderhoud we de komende jaren kunnen verwachten en de wijze waarop dat naar alle waarschijnlijkheid uit reguliere bijdragen betaald kan worden. Ik hoop van harte dat dat ook zo zal zijn.
Om helemaal zeker te zijn van alle haken en ogen heb ik twee weken voor de vergadering een afspraak gehad met een juridisch adviseur van de rechtsbijstandsverzekering. Hij onderkende dat dergelijke onderhoudswerkzaamheden soms tot problemen leiden, maar daar juridisch adequaat op gereageerd kan worden.
Een andere belangrijk onderdeel van de voorbereiding was afstemming binnen het bestuur. Een week voor de jaarvergadering kwam het bestuur bij mij thuis bijeen. Het werd een late avond. De bestuursleden zijn ook eigenaren binnen de VVE en het was zinvol om de voor- en tegens van de noodzakelijke ingreep te bespreken. Zo zijn we goed voorbereid op reacties tijdens de vergadering.
Maar de belangrijkste voorbereiding voor de vergadering van morgen moet nog komen. Een goede nachtrust. Uitgerust bij een lastige bespreking verschijnen is een belangrijke succesfactor voor een vruchtbare vergadering. Weltrusten!
