Het zomerreces is bijna voorbij. Tijd om nieuwe vergaderingen te plannen. Meestal gebeurt er weinig in de zomerperiode, maar ongemerkt stapelen zich toch zaken op voor op de agenda. Evaluatie van evenementen die in de zomer plaatsvonden, voorstellen van ijverige achterblijvers die de rustige periode hebben aangegrepen om hun ideeën op papier te zetten. Als secretaris van het bestuur heb ik de schone staak ervoor te zorgen dat het bestuur weer bijeenkomt. Ik loop mijn agenda door en zet een reeks data in een mail naar mijn collega bestuursleden met het verzoek per omgaande te reageren. Een paar dagen later heb ik van de meeste mensen een bericht terug. In een schema op een kladje papier geef ik met kruisjes de beschikbaarheid van iedereen aan. Er ontstaat een overzicht dat me doet aan denken aan het spelletje mijnenveld dat ik vroeger met mijn zusje speelde. Er is geen enkele datum waarop iedereen kan. Ik sta voor een bekend dilemma. Nieuwe data rondsturen of een keuze maken die ertoe leidt dat sommigen er niet bij kunnen zijn. Uit ervaring weet ik dat beide keuzes leiden tot een mailwisseling die veel wegheeft van de aloude kettingbrief. Alsof er tussen de regels van mijn mail met de gekozen datum staat: Het lezen van dit bericht zal impact hebben op uw agenda, het niet reageren op dit bericht brengt echter ongeluk, maakt u bezwaar tegen de datum opdat u niet het kneusje bent bij de volgende vergadering. Gebruik voor verzenden van het bericht de ´reply to all´ verzendmogelijkheid.

Ik mail een datum waarop 5 van de 7 bestuursleden aanwezig kunnen zijn. Er was een datum waarop 6 van de 7 konden, maar juist het bestuurslid dat de zomerevenementen in portefeuille heeft kon dan niet. Het bericht stuur ik een week na het verzoek over beschikbaarheid omdat - ondanks het verzoek per omgaande te reageren – twee collega’s dat pas na 7 dagen hebben gedaan. Collega 1 mailt dat hij helaas voor die datum al een andere afspraak heeft gemaakt. Reply to all. Collega 2 reageert hierop dat de datum hem ook erg slecht uitkomt. Reply to all. Collega 3, één van de twee die niet aanwezig kan zijn, mailt dat hij er graag bij aanwezig is en geeft nog een keer alle data door wanneer hij wèl kan. Reply to all. Een stuk of 10 ‘reply to all’s’ verder en ik vraag me af wat te doen.

Ik deel mijn frustraties met een vriend. Hij herkent het drama van het vinden van een geschikt moment om met meerdere mensen bij elkaar te komen. Of het nu om een vrijgezellenfeestje gaat, een sportavond van een roeiteam of vergaderingen met drukbezette bestuursleden, het is ondoenlijk om ‘even’ een afspraak te maken. De vriend vertelt mij over een website die hij regelmatig gebruikt voor het maken van groepsafspraken. Vandaag heb ik mijn eerste uitnodiging via datumprikker.nl gestuurd. Hopelijk het einde van de kettingbrieven. Alleen is het succesvol prikken van een datum nog steeds afhankelijk van hoe snel mensen reageren. Ik ben benieuwd…