Besturen en de mensen die ze bevolken zijn er in vele soorten en maten. Wat mensen motiveert om in een bestuur deel te nemen en de mate waarin bestuursleden betrokken zijn blijkt zeer verschillend.

 

Een van mijn collega-bestuursleden binnen de vereniging heeft naast de bestuursfunctie een drukke baan en werkt regelmatig in de avonduren. Concreet betekent dit dat zij het afgelopen jaar vier van de negen bestuursvergaderingen heeft gemist. Ik vind dit hinderlijk, omdat de bestuurslast voor de overgebleven bestuursleden daarmee zwaarder wordt. Je wilt toch van iemand op aan kunnen?

 

Enkele weken geleden mailde ik een document waarop ik van alle bestuursleden een reactie verwachte. Alleen van deze dame bleef de reactie uit… Voor mij was de maat vol en ik besloot haar aan te spreken op haar inzet. Ik kan mij wel leukere gesprekken voorstellen, maar ook dit hoort er soms bij. Ik pak de telefoon en na een paar ongemakkelijke openingszinnen zet ik het onderwerp van gesprek in: “Ik heb moeite met je beperkte inzet voor de vereniging.”

“Oh”.

Even blijft het stil aan de andere kant van de lijn. Ik moet mezelf inhouden om de stilte niet op te vullen. Dan spreekt ze verder. Over hoe druk ze het heeft op haar werk. Dat ze het zelf ook jammer vind dat het niet altijd lukt aanwezig te zijn bij vergaderingen, maar dat ze wel alle vergaderstukken leest. En dat de vereniging haar aan het hart gaat. Haar ouders en grootouders waren er al actief, haar gezin en de gezinnen van haar zussen zijn ook lid. De vereniging is een onderdeel van hun leven.

 

Natuurlijk weet ik dat er veel van haar familieleden rondlopen op de vereniging, maar niet dat het zo´n belangrijk deel van haar leven is. Toch stel ik de vraag die ik voorafgaand aan het gesprek had voorgenomen te stellen:

“Heb je wel voldoende tijd om deel te nemen aan het bestuur?”

“Ja”, antwoord ze zonder aarzelen. Nu is het mijn beurt om “oh” te zeggen.

Haar binding met de vereniging is blijkbaar voor haar reden om deel te nemen aan het bestuur. Maar is dit voldoende om als bestuurslid te kunnen functioneren?

 

Ik realiseer me wel dat zij door haar betrokkenheid vaak precies de achtergrond van bepaalde situaties in de vereniging kan toelichten. Dat neemt niet weg dat ik haar regelmatige afwezigheid storend vind, al ontstaat er door dit gesprek een genuanceerder beeld. Ik stel voor tijdens een volgende vergadering de tijd te nemen om te bespreken wat ons motiveert ons in te zetten voor de vereniging en wat we van elkaar als bestuursleden mogen verwachten. Ze is het met me eens. Na wat afrondende opmerkingen eindigen we het telefoongesprek.

 

Eigenlijk gek dat we als bestuur niet eerder hebben gesproken over wat ons motiveert en wat we van elkaar verwachten. Ik kijk uit naar de volgende vergadering, nu maar hopen dat iedereen aanwezig is…